Gentile Cliente,
la presente comunicazione per informarLa su alcune importanti novità che entreranno in vigore dal 1 gennaio 2019:LE FATTURE ELETTRONICHE.
Essendo una materia molto complessa, cercheremo di renderla più comprensibile possibile.
COSA SONO LE FATTURE ELETTRONICHE? E’ una modalità di compilazione delle fatture, non in formato word ed inviate via mail, come alcuni erroneamente possono immaginare, ma predisposte con un FILE XML che va trasmesso allo SDI, (Servizio di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate, che gestisce, smista e notifica al vs cliente la fattura, come se fosse un vero e proprio impiegato delle Poste Italiane.
CHI DEVE EMETTERE O RICEVERE LE FATTURE ELETTRONICHE? Tutti i contribuenti con partita IVA sia per le fatture emesse nei confronti dei titolari di partita iva (B2B) sia nei confronti dei privati (B2C). Anche i privati che ricevono le fatture dai loro professionisti ad esempio medici, avvocati, commercialisti, o semplicemente fatture per interventi tecnici rivolti a privati, avranno a che fare con lo SDI perché le suddette fatture saranno trasmesse all’Agenzia delle Entrate da chi le emette in formato XML.
Sono esentati i contribuenti minimi e forfettari, e coloro che emettono fatture verso i cittadini non residenti.
A COSA SERVE IL FILE XML E PERCHE’? Il file XML universale, riconosciuto da tutti software specializzati, permette di poter essere recepito dai Commercialisti, e dai clienti per l’inserimento nella Contabilità Generale ed IVA e naturalmente, il tutto sotto il vigile controllo dell’Agenzia delle Entrate.
La motivazione nasce da un’esigenza di un riscontro immediato ed automatico dell’Ufficio, che conoscerà in tempo reale tutte le fatture attive e passive emesse e ricevute dai contribuenti, su tutto il territorio nazionale. Il sistema serve per reprimere le frodi fiscali, le false fatturazioni, e permette alla stessa, di conoscere i volumi d’affari e le liquidazioni IVA di tutti i contribuenti.
COSA DEVE FARE IL CONTRIBUENTE PER EMETTERE O RICEVERE LA FATTURA ELETTRONICA?
Per l’emissione della fattura elettronica si dovrà sempre svolgere questa procedura:
L’imprenditore e/o il Professionista, deve inserire il codice di riconoscimento a sette cifre, predisposto dall’Agenzia delle Entrate che lo identifica in modo univoco, predispone la fattura, la inoltra allo SDI, che come sopra detto, lo trasmetterà al ricevente, che dovrà accettare la fattura entro 5 giorni.
Nel caso in cui il ricevente non accetti entro 5 giorni la fattura, la stessa tornerà indietro all’emittente, con comunicazione automatica dello SDI. In questo caso la fattura è come se non fosse mai stata emessa e non potrà mai essere registrata in contabilità.
Per evitare che il ricevente non accetti la fattura, il Contribuente dovrà avvisare, in qualsiasi modo, il destinatario che è giacente presso lo SDI la fattura emessa, e che la stessa dovrà essere da lui accettata. Anche lo SDI, trasmettendo la fattura, ne darà comunicazione, tramite posta elettronica certificata.
Si raccomanda l’aggiornamento, la scadenza temporale e la verifica degli spazi Giga dei Provider di Posta Certificata, in quanto se ne farà un notevole uso, sia per le mail in entrata sia per quelle in uscita.
Questa procedura sarà obbligatoria, sia per le fatture emesse, sia per le fatture ricevute.
CHI POTRA’ SVOLGERE QUESTA PROCEDURA?
Questa procedura dovrà necessariamente essere svolta in prima persona dal Contribuente, collegandosi al sito gratuito dell’Agenzia delle Entrate, inviando il file XML della fattura emessa, controllandone l’accettazione da parte del cliente; inoltre il contribuente per le fatture a lui trasmesse dai suoi stessi fornitori dovrà controllare la sua cassetta postale presso l’Agenzia, accettando o meno la fattura pervenuta.
TALE ATTIVITA’ POTRA’ ESSERE DELEGATA AD UN CENTRO DI SERVIZI ESTERNO?
Si. Stiamo predisponendo delle convenzioni con società di servizi esterni.
Noi ipotizziamo tale possibilità per i privati, per i contribuenti anziani, per le persone che non hanno tempo e che emettono e ricevono pochi documenti l’anno, oppure persone che non hanno facile manualità con i computer.
In tal caso, su indicazioni del contribuente, i Centri Esterni potranno svolgere le formalità sopra descritte per suo conto con esplicita autorizzazione scritta, rilasciando le apposite credenziali.
Ciò significa che dovranno fornire al Centro Esterno, il codice utente, le password, il numero identificativo a sette cifre, la mail certificata, la fattura emessa in formato word, e il Centro Esterno predisporrà il file XML, inoltrandolo allo SDI, svolgendo quindi tutte quelle attività che sono demandate al Contribuente.
Il costo di una fattura è quotata dai centri di service esterni circa euro 5 a fattura, naturalmente il prezzo può variare anche per loro in base alla quantità. Questa metodologia vale per chi emette fino a 20-30 fatture annue.
PUO’ LO STUDIO COEN SVOLGERE QUESTE FORMALITA’ PER CONTO DEL CLIENTE?
Noi non potremmo svolgere questa funzione, perché è di grande responsabilità accettare le fatture pervenute, oppure inoltrarle, o comunicare a terzi che le fatture sono state rifiutate dal Committente.
Questa attività rappresenta un lavoro difficile, non di nostra competenza, soprattutto impossibile, considerando che questo Studio registra una grandissima mole di fatture durante l’anno.
Inoltre si ricorda che inviare le fatture emesse e/o accettarle tramite lo SDI, ha dei tempi strettissimi, entro 5 giorni, che durante le feste, i ponti, il periodo feriale, e le nostre continue scadenze, renderebbe impossibile rispettare anche questa ulteriore scadenza.
COSA PROPONE LO STUDIO COEN?
Mentre l’emissione della fattura, l’inoltro allo SDI in tempi strettissimi, l’accettazione delle fatture rimane a carico del contribuente, lo Studio Coen, tramite dei programmi applicativi della Team System, una delle più grandi e più importanti SoftwareHouse per Commercialisti potrà acquistare una licenza annuale, in nome e per conto del Cliente, fornendo una serie di servizi che nascono subito dopo la convalida della fattura.
IN COSA CONSISTE L’ASSISTENZA DELLO STUDIO COEN E DELLA TEAM SYSTEM?
Abbiamo ottenuto, con grande difficoltà, degli sconti speciali, da parte della Team System, in virtù del numero elevato dei nostri clienti e soprattutto della grande quantità di fatture emesse e ricevute da noi registrate.
Difatti la loro politica commerciale è quella di avere possibilmente un solo interlocutore: i Commercialisti.
Desiderano evitare di intrattenere i rapporti commerciali con tantissimi piccoli contribuenti, nostri clienti, che comporterebbe per loro una notevole difficoltà di gestione.
Pensate che solo a Roma i Commercialisti che usano Team System sono 1.500.
Inoltre, il loro listino prezzi è funzione del numero dei clienti di uno Studio e del numero delle fatture emesse e ricevute. In sostanza applicano un tariffario sulla base di un contatore di fatture.
Quindi la trattativa commerciale con La Team System si è basata sia sul numero delle licenze, che noi acquisteremo per i nostri clienti, sia sul numero delle fatture totali che registreremo in un anno.
COSA OFFRE LA TEAM SYSTEM?
Acquistando una licenza per ogni cliente che ci autorizza, ci verrà assegnato un numero di licenza, un numero utente, una password, per ogni contribuente, il codice a 7 cifre obbligatorio, che sarà identico per tutti i clienti, che identificheranno lo Studio Coen, il Cliente e la Team System.
Sarà incluso nel pacchetto: la conservazione in Cloud, obbligatoria per legge per 10 anni, di tutte fatture emesse e ricevute dal cliente. L’assistenza e consulenza tramite chat con operatore Team System, la possibilità di consultazione in Cloud di tutta la vs documentazione, la consultazione di un bilancino di conto economico che fa visualizzare tutte le fatture emesse e ricevute conservate in Cloud.
Il contribuente potrà quindi emettere fatture con formato XML e inviarle allo SDI, tramite Team System, ed accettare le fatture ricevute in formato XML.
Potrà predisporre una Prima Nota che è messa a disposizione del Commercialista per l’aggancio automatico.
Dall’anno prossimo, si prevede che Team System possa fornire, a pagamento, la possibilità di agganciare gli estratti conto in Contabilità Generale del Cliente, direttamente dai tracciati delle banche.
Quest’ultimi, quindi potranno essere esportati ed importati in automatico dalle banche alla nostra contabilità, senza predisposizione della Prima Nota Banca.
QUALI SERVIZI OFFRE LO STUDIO COEN?
I servizi dello studio Coen iniziano da quando le fatture emesse ed inviate dal Cliente allo SDI, tramite Team System, vengono rese definitive con l’accettazione del Committente, e parimenti da quando il nostro Cliente accetta tramite lo SDI e Team System, la fattura pervenuta.
Da quel momento, le fatture con formato in XML vengono da noi prelevate dal canale SDI - Team System, ed inserite in Contabilità Generale ed IVA.
Il nostro lavoro, come sempre, sarà effettuato su ciascuna fattura, per individuare le competenze relative all’anno di riferimento, oppure gestire la contabilità secondo il principio per cassa, la corretta contabilizzazione di ogni fattura ai fini delle Imposte Dirette, IRAP ed IVA delle deducibilità e detraibilità, così come è sempre stato fatto.
OCCORRE TRASMETTERE ALLO STUDIO COEN LA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DELLE FATTURE?
Assolutamente no.
Coloro che accetteranno il contratto tramite noi, con la Team System, non solo non dovranno più consegnarci le fatture cartacee, ma dal 1 gennaio 2019 non potremo più accettare le copie di fatture via mail.
Questo perché, oramai riscontriamo da tempo, che è diventato uso abituale inoltrarci, tramite mail, le fatture emesse e ricevute, con notevole difficoltà e responsabilità da parte nostra.
Potrebbe accadere che il Personale stampi, alcune mail, più volte o per niente.
Inoltre, stiamo ricevendo mail con fatture emesse, subito dopo altre mail rettificative, o con preghiera di non registrarle perché errate, mail con allegate note credito, in mancanza di fatture originarie.
Sono pervenute anche mail, con l’indicazione di una fatturaallegata, che invece per distrazione o per fretta, non era allegata.
Tutta questa mole di mail che riceviamo, ci rende il lavoro troppo difficile, e ad alto rischio di mancata registrazione.
Quindi, con le nuove procedure dal 1 gennaio 2019, per noi non ci sarà più bisogno dell’inoltro delle fatture in PDF via mail, ma saremo noi a prelevarl in automatico i files XML, tramite il portale Team System, apportando le corrette contabilizzazioni per il rispetto della normativa fiscale.
Naturalmente, alcuni documenti dovranno essere consegnati, con plico tramite corriere, oppure per posta, oppure lasciate in portineria dalle 8.00 alle 13.00, o presso il nostro studio.
I documenti che non hanno bisogno dell’inoltro all’Agenzia delle Entrate con files XML sono:
le ricevute fiscali, i taxi, i biglietti treni ed aerei, le ricevute in generale, e quelle per la locazione da parte di privati, le spese condominiali, le collaborazioni occasionali, i bollettini postali, le fatture estere emesse e ricevute sia in ambito UE che Extra Ue (es. bolle doganali). Purtroppo vi precisiamo che hanno sostituito il vecchio Intrastat con l’Esterometro, pertanto tutte le fatture emesse e ricevute nei confronti di operatori comunitari saranno soggette a questo nuovo adempimento con scadenza mensile.
POSSO NON AVVALERMI DELLA SPESA DI TEAM SYSTEM E LAVORARE CON IL SITO GRATUITO DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE?
E QUALI RISCHI CORRO?
Assolutamente sì, è possibile non avvalersi di Team System ed usare il sito gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
In questo caso, non c’è differenza nella procedura di emissione della fattura in formato XML. Il contribuente lo deve formare con qualsiasi software.
La differenza è che il formato XML dell’Agenzia delle Entrate non è ricevibile da tutte le SoftwareHouse. Quindi il Contribuente dovrà stampare in PDF tutte le fatture emesse e ricevute, consegnarcele e noi le registreremo, come nel passato.
Ma attenzione: la nostra registrazione contabile deve essere coincidente con quanto registrato dallo SDI.
Quindi, qualora un contribuente dimentichi di consegnarci una fattura acquisti, oppure ci viene consegnata all’inizio del mese successivo, ciò comporterà un’automatica segnalazione di anomalia e sanzioni, in quanto lo SDI calcolerebbe la liquidazione IVA, in modo diverso dallo Studio Coen.
Lo stesso vale per le fatture emesse.
Difatti, ricordiamo ancora una volta, che eventualmente, pur avendo da voi le vostre credenziali dell’Agenzia delle Entrate, non potremo importare i files, se non quelli generati da Team System.
Quindi non saremmo a conoscenza di differimenti temporali per la registrazione delle fatture tra noi e lo SDI.
Su questo aspetto abbiamo segnalato la criticità alla Team System chiedendo di esportare i files dell’Agenzia delle Entrate ed importarle in Contabilità Generale ed IVA.
Purtroppo, come potete ben comprendere, la risposta è stata negativa, in quanto ci risulta che la Assosoftware ha fatto una specie di cartello, obbligando i Commercialisti a trattare con loro, evitando il sito gratuito dell’Agenzia.
Comunque, a parere nostro i sevizi di Team System sono numerosi comportando un futuro più agevole nei rapporti tra Commercialisti, Clienti ma soprattutto con l’Agenzia delle Entrate, evitando così rischi di errori.
QUALI SONO I COSTI DI TEAM SYSTEM?
I costi di una licenza annuale per ogni contribuente, con tutti i servizi sopracitati, anche se occorre dirlo ancora una volta, continuiamo a ricevere correzioni sia per i costi che per le modalità, varia tra le 250,00 euro e le 500,00 euro oltre IVA, l’anno.
La forbice è secondo il numero dei contribuenti, ma soprattutto secondo il numero dei documenti emessi e ricevuti.
I nostri conteggi a loro trasmessi, sono i contatori che abbiamo avuto per le vostre contabilità relative al 2017.
Non ci saranno incrementi e decrementi di prezzi se il numero delle fatture emesse e ricevute nel 2019 varieranno per oltre il 30% rispetto al 2017.
Non abbiamo conoscenza dei costi dell’“Esterometro”, in quanto ancora tutto da quotare, ma riguardando pochi Clienti, non abbiamo affrontato ancora il problema in modo specifico.
COSA DEBBO FARE PER INIZIARE DAL 1 GENNAIO 2019?
Il Cliente dovrà comunicarci entro il 10 novembre 2018, l’eventuale adesione alla stipula del contratto con Team System, o in alternativa la scelta gratuita dell’Agenzia delle Entrate o infine tramite altri Provider a pagamento.
Secondo il numero dei clienti che aderiranno, e conseguentemente con i contatori delle fatture in nostro possesso del 2017, noi riusciremo a quotare con La Software House il corrispettivo in modo più puntuale, che comunque rimarrà in quella forbice sopracitata.
Subito dopo aver acquisito le “prenotazioni”, vi daremo informativa del costo effettivo. Se accetterete il preventivo, emetteremo fattura con conseguente ed immediato pagamento, in quanto dovremo firmare il contratto, pagare le licenze ed avere la formazione e l’aggiornamento del software, necessario per partire dal 1 gennaio 2019 in modo adeguato e con le prove di trasmissione già fatte.
Lo studio chiuderà durante il periodo natalizio, per cui tutte le formalità dovranno essere completate entro il 10 dicembre 2018.
Eventuali mancati pagamenti entro 5 giorni dalla vostra accettazione e dal nostro preavviso di fattura, sarà da noi inteso come non accolto il preventivo. Conseguentemente non stipuleremo il contratto con la Team System per il Cliente che non avrà effettuato il pagamento.
In questo caso, il Contribuente dovrà agire per proprio conto, con il sito dell’Agenzia delle Entrate, ottenendo tutte le credenziali per poter operare.
Vorremmo cogliere l’occasione e scusarci per il poco tempo rimasto.
Ci aspettavamo tutti una proroga, che purtroppo al momento non è arrivata.
Abbiamo atteso fino all’ultimo, perché chiaramente non volevamo far sostenere costi inutili di Software al Cliente, nel caso di eventuale slittamento della scadenza, come spesso siamo abituati a vedere.
Le sanzioni saranno attenuate, se non addirittura eliminate per un breve periodo.
Le informazioni delle SoftwareHouse e dell’Agenzia delle Entrate sono state sempre confuse e per nulle chiare.
Inoltre, abbiamo riscontrato difficoltà nel capire i numerosi problemi, anche da un punto di vista tecnico, che rappresentano senz’altro una rivoluzione, con costi sempre a carico del Contribuente e del Commercialista. Tutto ciò contribuisce ad una certa semplificazione dell’Agenzia delle Entrate, ma ad una contestuale complicazione per tutti noi: Contribuente e Commercialista.
Ho cercato con questo testo di rendere agevole la visualizzazione, Vi prego di esaminarlo con attenzione e di riflettere attentamente sulla vostra modalità operativa più idonea per l’espletamento delle procedure.
Potrebbe accadere che alcune informazioni che Vi abbiamo dato, saranno suscettibili di variazione, non tanto nel costo, ma nella comprensione delle procedure.
Ad es: non ci è stato chiarito bene chi e come darà informazioni all’Utente per operare con Team System. Comunque, saremo sempre al vostro fianco per la soluzione dei problemi.
Seguirà una ulteriore circolare con le modalità fiscali per emettere una fattura elettronica, purtroppo la legge impone per ora regole severe, e molto ristrette nei tempi, impossibili da rispettare da parte del cliente durante i ponti, e durante i periodi feriali.
Ma su questo auspichiamo modifiche alla legge.
Tutti noi rimaniamo a Vs completa disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento, nel contempo, cogliamo l’occasione per porgere i migliori saluti.
Prof. Dott. Claudio Coen