PRIVACY E INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI DELLA SEDE LEGALE

 

Con la presente Informativa Privacy, Vi daremo tutte le informazioni relative a come e per quali ragioni trattiamo i Vostri Dati personali che ci fornite o che noi raccogliamo sulla base dell’incarico conferitoci o nell’ambito dei rapporti commerciali che avete con il nostro Studio e/o in relazione all’uso che fate del nostro Sito Internet. Con la presente Informativa Privacy, Vi daremo anche tutte le informazioni relative ai diritti che la normativa italiana ed europea vigenti prevedono in Vostro favore. Per qualsiasi richiesta di informazioni relativa alla presente Informativa Privacy o in generale alla gestione delle informazioni da parte dello Studio, Vi invitiamo a volerci contattare usando i riferimenti indicati nella presente informativa.

Questa informativa viene espressa come previsto dal D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) (“Codice Privacy”) – e del Regolamento UE 679/2016– Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (“GDPR”) (d’ora in avanti collettivamente indicati come “Normativa Applicabile”) e dai Provvedimenti del Garante per la privacy relativi all’utilizzo di cookie, in attuazione alle direttive europee.

L’informativa è da intendersi quale Informativa resa ai sensi dell’art. 13 della Normativa Applicabile a coloro che interagiscono con sito e si intende limitata alla navigazione su tale sito mentre non si applica ad altri siti web eventualmente consultati tramite link esterni.

 

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati della Sede Legale, con sede in Roma, Vicolo dell’Oro n. 24, è l’Avvocato Roberto Coen. Contitolari del trattamento sono l’Avv. Federica Coen e l’Abogado Lavinia Berardi.

Prima di comunicare qualsiasi dato personale, lo Studio Legale Coen ti invita a leggere con attenzione la presente privacy policy (“Privacy Policy”), poiché contiene informazioni importanti sulla tutela dei dati personali e sulle misure di sicurezza adottate per garantirne la riservatezza nel pieno rispetto della Normativa Applicabile.

2. Definizione di “Dato Personale”

Ai fini della presente Informativa Privacy, per “Dato Personale” si intende qualsiasi informazione che identifica o rende identificabile una persona fisica, quale, per esempio, nome e cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, numero di telefono, indirizzo di casa, indirizzo email, numero di passaporto, numero di patente, immagini, numeri di carta di credito, ecc. (“Dati Personali”)

Rientrano nella categoria di “Dati Personali” anche:

  • i c.d. dati “sensibili”, ossia quei dati che consentono di rivelare l’origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute, la vita sessuale e la situazione economica di una persona fisica;

  • i c.d. dati “giudiziari”, ossia qualsiasi informazione che consente di rivelare l'esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato.

 

3. Natura dei Dati Personali trattati e modalità del conferimento

Tra i Dati Personali che lo Studio potrebbe raccogliere vi sono:

  • dati di contatto, quali nome, cognome, titolo di lavoro e/o ruolo aziendale, indirizzo dell’azienda, residenza - ove necessario -, numero di telefono, numero di cellulare, numero di fax e indirizzo e-mail;

  • dati di pagamento, quali dati necessari per l’elaborazione di pagamenti e la prevenzione di frodi, compresi i numeri di carte di credito/debito e altre informazioni di fatturazione correlate;

  • informazioni commerciali ove necessarie per la realizzazione/sviluppo di un progetto o relazione contrattuale;

  • informazioni raccolte da fonti pubbliche, quali per esempio quelle fornite da agenzie di credito; database nazionali/europei/internazionali degli uffici marchi e brevetti; avvocati e/o collaboratori esterni detentori dei Dati Personali in qualità di Titolari;

  • informazioni su contenziosi o su eventuali procedimenti giudiziari e/o amministrativi che potrebbero riguardare Voi o soggetti terzi a Voi correlati, eventualmente rilevanti anche ai fini antitrust;

  • categorie particolari di Dati Personali sia ai fini dello svolgimento dell’incarico conferitoci (potremo per esempio acquisire informazioni circa la Vostra appartenenza a un’associazione professionale o sindacato, salute, origine razziale, convinzioni religiose o filosofiche ecc.). Qualsiasi utilizzo di tali informazioni è basato sul Vostro consenso. Se non fornirete tali informazioni, tuttavia, ci troveremo nell’impossibilità di prendere tutte le necessarie precauzioni;

  • altri Dati Personali riguardanti le Vostre preferenze in relazione ai servizi legali che offriamo e/o dettagli sugli incontri che eventualmente si terranno con Voi e il Vostro team di collaboratori presso i nostri e/o Vostri uffici.

I Vostri Dati Personali potranno essere raccolti in diverse occasioni, quali:

  • richiesta di una consulenza legale o assistenza in giudizio;

  • navigazione del/interazione con il nostro sito web;

  • vostra offerta di fornitura di servizi al nostro Studio.

Come principio generale, lo Studio raccoglie e tratta i Dati Personali da Voi forniti volontariamente mediante posta elettronica o cartacea e/o a mani, etc., con ciò conferendo il Vostro consenso al trattamento.

Come indicato, in alcune circostanze (cfr. per esempio le lett. d) ed e) che precedono), i Vostri Dati Personali potranno essere raccolti presso fonti pubbliche e/o terze parti.

I dati personali forniti volontariamente, compilando i form presenti sul nostro sito web o inviando messaggi di posta elettronica agli indirizzi indicati, vengono acquisiti dallo Studio Coen e utilizzati allo scopo di gestire le richieste espresse dagli utenti stessi.

Gli applicativi dedicati al funzionamento del nostro sito web rilevano, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati (la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet), comunque non associati direttamente agli utenti. Tra i dati raccolti possono essere compresi anche, a titolo esemplificativo, l’indirizzo IP, i nomi di dominio e il tipo di browser dei computer utilizzati per connettersi al sito web, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server ed altri parametri riguardanti il sistema operativo e l’ambiente informatico utilizzato dall’utente. Questi dati, rilevati al solo fine di ricavare informazioni statistiche sull’uso del sito web e per controllarne il corretto funzionamento, non consentono, in ogni caso, di giungere all’ identità dell’utente e sono da considerarsi, quindi, anonimi. Questi dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di eventuali reati informatici ai danni del sito web.

Durante l’utilizzo del sito, il sistema informatico può acquisire autonomamente dati di navigazione, quale l’indirizzo IP, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier), nonché i dettagli delle richieste inviate al server del Sito, e che ne rendono possibile la navigazione. I dati di navigazione potranno altresì essere utilizzati per compilare statistiche anonime che permettono di comprendere l’utilizzo del Sito e di migliorare la struttura dello stesso.

Infine, i dati di navigazione potranno eventualmente essere utilizzati per l’accertamento di attività illecite, come in casi di reati informatici, a danno del Sito.

L’eventuale invio di comunicazioni ai contatti indicati sul Sito comporta l’acquisizione dell’indirizzo e-mail e degli ulteriori dati personali contenuti nella comunicazione.

I dati personali non sono soggetti a diffusione né ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.

4. Finalità del trattamento dei Dati Personali

Lo Studio potrà utilizzare i Vostri Dati Personali solo per le seguenti Finalità (“Finalità”):

  • svolgere l’incarico professionale conferitoci e fornire quindi la consulenza legale o i servizi legali da Voi richiesti, sia in ambito giudiziale che in ambito stragiudiziale;

  • gestire e amministrare le relazioni commerciali tra Voi e lo Studio, inclusi l’elaborazione di pagamenti, la fatturazione e la prestazione di tutti i servizi di supporto eventualmente necessari;

  • rispettare gli obblighi legali a cui lo Studio è tenuto, tra cui per esempio gli obblighi di tenuta dei registri, gli obblighi di legge in materia di anti-riciclaggio (di cui in particolare al D. Lgs. 231/2007 e ss. modifiche) e di prevenzione dall’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo (il conferimento dei dati è, pertanto, obbligatorio ai sensi dell’art. 21 del D. Lgs. 231/2007 “Obblighi del cliente” e ss. modifiche), nonché gli obblighi correlati al rispetto della normativa antitrust;

  • gestire e garantire la Vostra sicurezza in caso di accesso ai nostri uffici, sistemi informatici e di comunicazione, piattaforme online, siti Web e altri sistemi, anche ai fini della prevenzione e rilevamento di minacce alla sicurezza, frodi o altre attività criminali o dannose;

  • analizzare e migliorare i nostri servizi e le comunicazioni a Voi inviate;

  • per finalità assicurative;

  • identificare le persone autorizzate a rappresentarVi;

  • ottemperare ad obblighi impartiti dalle autorità giudiziarie e/o per tutelare i nostri diritti; e

  • per qualsiasi finalità connessa e/o accessoria a quelle indicate sopra e per ogni altro fine per il quale avete conferito i Vostri Dati Personali.

Previo consenso esplicito, i Vostri Dati Personali potranno essere altresì usati per le seguenti ulteriori finalità (“Ulteriori Finalità”):

  • per l’invio di comunicazioni sugli eventi e progetti dello Studio;

  • per finalità di marketing, tra cui la menzione - anche in forma anonima, ove richiesto - dei casi per cui lo Studio Vi ha prestato la sua assistenza nell’ambito di survey a cui lo Studio partecipa al fine di conseguire premi annuali relativi al gradimento dei servizi offerti;

Vi informiamo che potrete revocare l’eventuale consenso da Voi prestato per le Ulteriori Finalità in qualsivoglia momento inviando apposita richiesta all’indirizzo email: studiolegalecoen@gmail.com.

5. Base giuridica del trattamento e conseguenze del rifiuto al trattamento

Di norma, non vi sono conseguenze dannose in caso di mancato conferimento dei Dati Personali e/o conferimento del consenso. Tuttavia, in alcune circostanze, in caso non forniate i Dati Personali e/o il consenso al trattamento degli stessi, lo Studio si troverà nell’impossibilità di agire e di espletare l’incarico richiesto, ad esempio perché questi Dati Personali sono necessari per elaborare le Vostre istruzioni o ordini.

In particolare, rispetto ai trattamenti per le Finalità di cui all’art. 4 che precede, facciamo presente che il trattamento dei Vostri Dati Personali avviene:

  • perché il trattamento è necessario per seguire le Vostre istruzioni o per l’esecuzione di un contratto con Voi stipulato;

  • per ottemperare agli obblighi di legge;

  • perché il trattamento è necessario per un interesse legittimo nostro o di soggetti terzi che ricevono i Vostri Dati Personali, salvo che i Vostri interessi, diritti e libertà fondamentali prevalgano su tali interessi.

Inoltre, l’utilizzo dei Vostri Dati Personali può essere giustificato sulla base del Vostro consenso, laddove questo venga fornito in maniera esplicita.

In caso di mancato conferimento del consenso esplicito alle Ulteriori Finalità, non riceverete dallo Studio alcuna comunicazione né i Vostri Dati Personali verranno usati per queste finalità. Il mancato conferimento del consenso per le Ulteriori Finalità non impedirà allo Studio di prestare i servizi correlati all’incarico professionale conferito.

Per quanto riguarda il sito web, l’utente è libero di fornire i propri dati personali attraverso la compilazione dei form presenti nel sito stesso o l’invio di messaggi di posta elettronica. Il mancato invio dei dati può però comportare l’impossibilità di ottenere le informazioni o i servizi eventualmente richiesti.

Per quanto riguarda la navigazione nel sito web, non è richiesta la comunicazione di dati personali, ma implica solo la rilevazione di dati anonimi di navigazione. E’ possibile comunque da parte dell’utente negare il consenso all’utilizzo di cookie.

6. Modalità del trattamento dei Dati Personali

Il trattamento è realizzato per mezzo delle seguenti operazioni o complesso di operazioni: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei Dati Personali.

I Dati Personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici (ivi compresi dispositivi portatili) e trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.

In particolare, l'avvocato difensore, nell'espletamento dell'incarico, tratta dati personali del cliente di ogni tipo (anche molto riservati). Tipicamente "tratta" questi dati salvandoli sul computer o sul server dello studio; ovviamente li inserisce nel fascicolo e negli archivi, le segretarie o i collaboratori ne hanno conoscenza, ma anche il tecnico informatico che aggiorna i sistemi li può vedere.

I dati poi possono essere salvati, per utilità del cliente o del legale, su file server (Dropbox, GDrive,..), o trasmessi via posta elettronica; e ciò non solo durante il processo, ma anche a processo finito fino a qundo il fascicolo cartaceo o elettronico non viene distrutto.

Il trattamento è svolto dal Titolare e/o dagli incaricati del trattamento, che verranno di volta in volta espressamente a Voi indicati nella apposita lettera di incarico.

7. Trattamento, comunicazione e diffusione dei Dati Personali

7a: I Vostri Dati Personali verranno trattati dal Titolare e dagli incaricati del trattamento.

Le operazioni di trattamento dei dati nello studio sono effettuate con mezzi cartacei (fascicoli cartacei, posta), così come con l'ausilio di mezzi informatici e/o strumenti elettronici o comunque automatizzati (server, computer, ma anche email).

II trattamento è definito come "qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione".

In particolare, i dati vengono salvati nel gestionale dello studio, c'è una cartella cliente sul server dello studio e ovviamente un copia viene inserita nel fascicolo cartaceo (che a sua volta viene chiuso nell'armadio nell'archivio delle pratiche correnti).

I dati personali vengono comunicati o sono a disposizione del personale dello studio (avvocati, praticanti) per poter espletare il mandato defensionale e tenere la contabilità. Ai dati personali del cliente potranno avere accesso il tecnico informatico che aggiorna i sistemi di sicurezza e il consulente informatico che fa la manutenzione dei computer in rete.

E' possibile, previa autorizzazione dello stesso cliente alcuni dati trattati possono essere salvati su file server, mentre normalmente - ma sempre previa autorizzazione del cliente - i medesimi dati vengono trasmessi via posta elettronica.

Concluso il rapporto professionale, i dati vengono archiviati su supporto informatico e cartaceo.

7b: Ai fini del corretto adempimento dell’incarico o per scopi amministrativi, di fatturazione e per altri scopi commerciali, i Vostri Dati Personali potranno essere comunicati - ove ciò sia necessario e su base confidenziale - a collaboratori esterni e fornitori di servizi, soggetti operanti nel settore giudiziario, alle controparti e relativi difensori, a collegi di arbitri e mediatori, consulenti tecnici, commercialista e programmi per fatturazione e contabilità, studi legali corrispondenti e domiciliatari, manutentore dei sistemi, società che forniscono servizi in materia di antiriciclaggio di recupero del credito e per altri scopi di prevenzione della criminalità, autorità giurisdizionali/amministrative, istituti bancari e assicurativi che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati.

Divulgheremo i Vostri Dati Personali solo in una o più delle seguenti ipotesi: (i) Vostra autorizzazione; (ii) quando è previsto per legge o dalla normativa applicabile o ordinato da un’autorità giudiziaria/amministrativa; o (iii) per indagare l’eventuale sussistenza di attività fraudolente o criminali effettive o sospette.

I dati personali conferiti non saranno ovviamente soggetti a diffusione (cioè comunicazione indiscriminata).

Il tutto con piena consapevolezza dell'obbligo di rispetto del segreto professionale: l'articolo 28 del Codice deontologico impone infatti il “diritto e dovere” dell’avvocato conservare il “massimo riserbo e il segreto sull’attività prestata” nonché sulle “informazioni fornite dal cliente e dalla parte assistita”.

La rivelazione di fatti coperti da segreto è punita penalmente (art. 622 c.p.): il cliente deve infatti poter affidare al proprio difensore le informazioni che la riguardano senza che queste possano essere rivelate o diffuse (clicca sul link per maggiori info sul segreto professionale e le sue criticità).

Il fornitore del servizio di hosting può avere potenzialmente accesso ai dati esclusivamente per ragioni tecniche di necessità ed urgenza che richiedano un intervento per non pregiudicare le funzionalità e la sicurezza. I dati di navigazione non sono diffusi né comunicati a soggetti esterni.

Per maggiori informazioni, Vi invitiamo a contattarci al seguente indirizzo email: studiolegalecoen@gmail.com.

8. Trasferimento dei Dati Personali all’estero

Lo Studio è uno studio legale attivo a livello internazionale. Pertanto, i Vostri Dati Personali potranno essere trasferiti all’estero, se richiesto per lo svolgimento delle Finalità e/o delle Ulteriori Finalità.

In particolare, i Vostri Dati Personali potranno essere trasferiti in Paesi non appartenenti all’Unione europea rispetto ai quali la Commissione europea ha deciso, ai sensi dell’art. 45 del Regolamento (UE) 2016/679, che le leggi ivi vigenti garantiscono un livello di protezione adeguato dei dati personali.

In assenza di una tale decisione della Commissione europea, i Vostri Dati Personali potranno essere trasferiti in Paesi non appartenenti all’Unione europea solo dopo che avremo adottato garanzie adeguate di tutela, in conformità all’art. 46 del Regolamento 2016/679, per esempio adottando clausole contrattuali standard stabilite dalla Commissione europea.

Tutti gli uffici dello Studio, ovunque locati, garantiscono, e sempre garantiranno, un adeguato livello di protezione dei Vostri Dati Personali. Al riguardo richiederemo sempre ai nostri fornitori, agenti, consulenti, ecc. di fornire pari garanzie di tutela dei Vostri Dati Personali.

9. Conservazione dei Dati Personali

Lo Studio conserva i Dati Personali del Cliente nei termini e per tutto il tempo strettamente necessario ai fini dell’espletamento dell’incarico e, una volta cessato l’incarico, conserverà tali Dati Personali per il tempo strettamente necessario ai fini del rispetto della normativa vigente in materia civile e contabile, e fatte salve le esigenze di svolgimento dell’attività professionale dello Studio.

Anche in caso di revoca del consenso, i dati continueranno ad essere trattati quando ciò sia obbligatorio per legge, come ad es. quel relativi alla identificazione del cliente ed alla conservazione dei dati di cui al Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze 3.02.2006 n. 141 (normativa antiriciclaggio); i dati verranno altresì tratti nonostante la revoca del consenso per poter tutelare i diritti del titolare del trattamento e difensore revocato (ad es. per promuovere o resistere a azioni giudiziali, potrà provare il rispetto dei doveri defensionali, ...).

10. Sicurezza e trasferimento dei Dati Personali

Il trattamento, la conservazione e la elaborazione dei Vostri Dati Personali sono assicurati attraverso misure tecniche e organizzative appropriate per mantenere riservati e sicuri i Dati Personali in conformità con le nostre procedure interne. I Dati personali possono essere conservati sui nostri sistemi di gestione dei Dati Personali, su quelli dei nostri fornitori o su file cartacei.

11. I Vostri diritti

Avrete in qualsiasi momento piena facoltà di esercitare i diritti previsti dalla normativa vigente, tra cui i seguenti diritti:

  • chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali; chiedere al professionista l’accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione; ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti; ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR);

  • richiedere ed ottenere dal professionista – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);

  • opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano;

  • revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul Suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano le Sue opinioni politiche, le Sue convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;

  • proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali).

Le eventuali richieste a riguardo devono essere rivolte all’Avv. Roberto Coen, in quanto titolare del trattamento, all’indirizzo e-mail studiolegalecoen@gmail.com.

12. Contatti

Nel caso di domande relative a qualsiasi necessità di chiarimento o informazione sui contenuti della presente Informativa Privacy, si prega di inviare una email a studiolegalecoen@gmail.com.

13. Modifiche alla presente Informativa Privacy

Nel tempo, potrebbe rivelarsi necessario aggiornare questa Informativa Privacy sia ai fini dell’adeguamento a eventuali nuove disposizioni, sia in base alle esigenze dello Studio.

Pubblicheremo eventuali modifiche sostanziali alla presente Informativa mediante debita comunicazione su questo sito web o contattando l’utente tramite altri canali.

 

COOKIE

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